¿Por qué fracasan los proyectos relacionados con el agua? Parte I

Los proyectos emprendidos en el subsector de agua y saneamiento adolecen de lo mismo que otros sectores de la función pública: retraso en su ejecución, incremento de costos, conflictos sociales y necesidades mal identificadas, entre otros elementos que podrían reducirse si se emplean, entre otras cosas, algunas herramientas de planificación, como la gestión de proyectos.

En primer lugar, es importante definir los alcances de cada proyecto. Muchas veces nos excedemos en la expectativa de lo que resolverá nuestro proyecto o de lo que podemos realizar de acuerdo a los recursos con los que contamos. El no definir los alcances incluso podría resultar en una falsa sensación de éxito, cuando en verdad se fracasó. Este punto debe establecerse desde el planteamiento de las primeras ideas.

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Es en esta instancia se debe elegir quién liderará el proyecto. La persona idónea nos garantiza una mayor probabilidad de alcanzar el objetivo, además se debe identificar a cada responsable de cada fase del proyecto y aquí es muy importante no confundir el alcance del proyecto con el alcance del producto.

Una segunda herramienta es establecer un plan de comunicación, en el que se indique las acciones que se realizarán, cuándo se harán, qué medios se emplearán y las herramientas que se utilizarán. Con esto se pretende que la comunicación sea precisa, continua, ajustada al interlocutor, participativa y abierta. Existen dos vertientes, una hacia el interior de las organizaciones y una segunda hacia los usuarios o beneficiarios, la primera garantiza que la comunicación fluya entre todos los miembros involucrados en el proyecto, mientras que la segunda nos permite socializar nuestros proyectos cuando tienen un impacto directo o indirecto hacia la sociedad.

Es necesario alcanzar la gobernanza del agua y para ello se requiere transparencia, rendición de cuentas e informar, mientras más se conozca el ciclo urbano del agua y todo lo relacionado con ello, más valor podremos dar al agua y a la prestación de sus servicios.

Enseguida se debe gestionar a los interesados del proyecto (stakeholders), entendidos como todos aquellos personajes y organizaciones que tienen algún tipo de relación, interés o se vean afectados por el proyecto, independientemente que trabajen o no en él. Es importante definir el papel que juega cada unos de ellos en el proyecto, identificar quiénes están a favor o no, y el grado de influencia, solo así podremos gestionarlos y evitar imprevistos que pudieran evitarse, si se reconociera que en los proyectos públicos se pueden tener conflictos sociales, no solo por la falta de comunicar la importancia de realizarlos, sino por no entender que existen diferencias de valores o cultura, por diferencia de objetivos o por intereses personales.

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Una cuarta herramienta es la definición de los recursos necesarios para ejecutar el proyecto, éstos pueden ser personas, proveedores, equipos y materiales; se deben tener en cuenta los recursos internos y los externos, incluso los que deben ser proporcionados por los servicios públicos. Por ejemplo, si hablamos de recursos humanos, evaluar la pertinencia de cada decisión es algo que corresponde al líder del proyecto y no en todos los casos la utilización exclusiva de recursos internos es la mejor opción, puede ser que distraer de sus funciones a personal altamente especializado en actividades que podrían contratarse con externos, podría resultar menos costoso y riesgoso. 

Un error que suele cometerse, aunque suene a obviedad, es el no determinar adecuadamente las cantidades y volúmenes de estos recursos

En la siguiente entrega hablaremos de otras herramientas que podrían ser útiles en nuestra gestión de proyectos relacionados con el subsector de agua y saneamiento.